Styrelsemöte Datorföreningen Update 2012-03-04 1. Mötets öppnande Ordförande sadropol förklarar mötet öppnat klockan 13:50. 2. Upprättande av härvarolista Härvarande: Ordförande Viktor Ahlsten (sadropol) Kassör Max Herrgård (luxh) Sekreterare Bjarni Juliusson (bjarni) Ledamot Jesper Christensen (vol) 3. Genomgång av tidigare mötesprotokoll Senaste styrelsemötet, 2011-05-11, handlade om utställning på Gustavianum. Istället lästes föregående protokoll, 2011-02-22. * Updateringar Pontus Pihlgren (pontus@update) hade ordnat en updatering med Sverker Runeson om LINC-8. Updatering med Adam Dunkels har inte ordnats. Thorild har tidigare pratat med senap@ctrl-c om att komma och föreläsa om Konrad Zuse. Inget har ännu kommit av detta. Bjarni skulle prata med Andreas Sandberg (sandberg@update) om en updatering om programmering av grafikprocessorer, men har inte gjort detta. Bjarni skulle även prata med läraren ansvarig för datorarkitekturkursen på DVK om att få gästföreläsa, men har inte gjort detta. Styrelsen påminde bjarni om att göra dessa två saker. Eventuellt finns flera olika datorarkitekturkurser. Bjarni uppdras att ta reda på det också. * Webformulär för medlemskap Pontus var nästan färdig med sitt formulär. Styrelsen beslutade att fråga pontus hur det går. * Synlighet på nollningen Uppföljning av Stingdagen hade gjorts, men inte fungerat. Update har svårt att utnyttja synligheten under teknolognollningen på ett bra sätt och värva nya medlemmar. Ideer för årets omgång: * Se till att ha hårdvara för uppvisning färdig och fungerande i god tid. * Genomför en generalrepetition då all hårdvara bärs ut, kopplas in och testas. * Prova att direkt ta personuppgifter till potentiella medlemmar och ge dem ett PG-inbetalningskort i handen och en uppmaning om att gå med genast. Vi behöver utnyttja tillfället då vi har deras uppmärksamhet. Att bjuda in till våfflor vid ett senare tillfälle fungerar inte! * Designa ett antal posters om olika projekt inom Update och om föreningen allmänt, och sätt upp dessa på en postervägg vid stationen. Detta kan fånga intresse och få fler att stanna kvar för att läsa postrarna. Exempel på intressanta projekt är Elsa- restaurationen och systemadministreringen. * Kolla om det finns en rundvandring som alla nollan tas med på som Update kan vara med på. På så vis skulle vi få visa våra lokaler. * Utställningar Bjarni skulle prata med intendenten på MIC för att se om det fortfarande var möjligt att få ställa ut en dator i hus 2. Det har han inte gjort. Styrelsen beslutade att istället uppdra luxh att göra detta. Bjarni och vol skulle skriva nya skyltar till DECSYSTEM 20- utställningen i hus 1. Det har de ännu inte gjort. Styrelsen påminde bjarni och vol om att detta ska göras. Henrik Lidbjörk (lidbjork@update) ska tillfrågas om han vill hjälpa till med layouten. En ny ide till utställning är att också skriva skyltar till Riemann, den Cray Y-MP EL som står i hus 1. Dessutom behöver den stora röda nödstoppknappen repareras eller ersättas med en oöm atrapp. Styrelsen bestämde också att man ska höra efter om det går att ställa ut någonting på Ångströmlaboratoriet. Styrelsen uppdrog även sadropol att fråga IT-institutionen vilka planer som finns om att flytta till Ångströmlaboratoriet, och hur det kan bli med lokaler för Update då. * Spegling av fotoarkiv Bjarni skulle prata med Ramis om spegling av datavetenskapliga programmets fotoarkiv, men det är inte längre aktuellt. * Synlighet i tidningar Möjliga tidningar att synas i är Uppsalatidningen, nationstidningarna, datortidningar och antik- och samlartidningar. Henrik Lidbjörk skulle prata med någon tidning. Bjarni ska fråga Henrik om detta. Styrelsen påminner sig själv om att se till att synas i tidningarna innan den tänkta utställningen på Gustavianum. * Vi vill inte ordna NUCCC Det verkar som att vi slipper det. Lysator verkar sköta sig. * Föreningskvällar Några sådana har nästan inte hållits. * Anslutning av nya medlemmar till Updatelistan Nya medlemmar har inte anslutits till Updatelistan som tidigare beslutat, men vol säger att han kan lägga till de nyaste medlemmarna i efterhand. Styrelsen var överens om att Updatelistan måste användas mer. Kommunikationen inom Update har degenererat till att de allra mest aktiva kommunicerar via IRC och övriga medlemmar sällan får någon information om vad som händer i föreningen. Detta gör att föreningen tappar kontakten med sina medlemmar. Styrelsen kom därför överens om att man fortsättningsvis måste skicka ut mycket mer information via Updatelistan, och beslutade att genast skicka ut ett brev och fråga medlemmarna vad de har för pågående projekt de kan berätta om. På detta sätt kan även material till Uptime dyka upp. * Uptime Varje styrelsemedlem skulle ha en artikel till Uptime färdig. Ingen har skrivit något. * Whiteboardtavlor Det hade beslutats att köpa in en liten tavla för en TODO och en stor tavla för allmänt bruk. Den stora har fortfarande inte köpts in. 4. Övergripande genomgång av kommande händelser och eventuell tilldelning av resurser * Updateringar Föreslagna föreläsare: * Adam Dunkels * Andreas Sandberg om programmering av grafikprocessorer * senap på Ctrl-C om Konrad Zuse * nablaman på Svenska ElektronikForumet om hans relädator Zusie * Uptime Diskuterades inte vidare. * Utställning på Gustavianum Diskuterades inte vidare. * Inventeringen Den pågående inventeringen av Updates samlingar, som genomförs av en grupp frivilliga historikerstudenter, diskuterades inte. * Bokinköp till referensbiblioteket Det föreslogs att vi kan sätta upp en lapp på bilioteket där det står att man kan önska att böcker köps in. Styrelsen beslutade att fråga på Updatelistan om det finns önskemål om böcker. * Tidningsartiklar Diskuterades inte vidare. * NUCCC Diskuterades inte vidare. * Muggar Styrelsen ska peta på Thorild om hur det går med beställningen av nya Update-muggar. * Sortering av de stora mängder elektronikkomponenter som Update fick från institutionen för psykologi Diskuterades inte vidare. * Vårmötet, våfflor Diskuterades inte vidare. 5. Övrigt * Kylan En Olle från Meobius besökte Update och nämnde att han möjligen kände någon som kunde hjälpa oss med att byta ut kylanläggningen. Styrelsen bestämde att sadropol ska fråga elipsion om den donerade kylanläggningen fortfarande finns kvar att hämta och prata med en vän som arbetar med dylika installationer. Styrelsen bestämde också att bjarni ska prata med den person på skatteverket han tipsats om. Det föreslogs också att vi skulle kunna se över möjligheterna att flytta hallen till Ångströmlaboratoriet redan nu, om den ändå kommer att behöva flyttas de närmsta åren i och med IT-institutionens flytt, och se till att få en ny hall med befintlig kyla eller åtminstone med köldbärare indraget. * Ärendehanteringssystem Det föreslogs att styrelsen ska sätta upp ett ärendehanteringssystem med "tickets" för de olika uppgifter som finns att ta itu med, och med ett socialt belöningssystem för styrelsemedlemmar som genomför uppgifter, exempelvis öl eller kakor. Lämpligtvis bestäms för varje ticket ett antal poäng den är värd, som styrelsemedlemmen som avslutat ticketen kan omsätta i valfri belöning. På så vis blir uppgifterna synligare, det blir roligare att genomföra dem, och styrelsen får automatiskt skäl att ses och bjuda varandra på öl och kakor. Det föreslogs att tickets ska läggas in för enskilda delmoment i förberedelserna för utställningen på Gustavianum, t.ex. om att söka reda på information om och skriva informationsskyltar till enskilda föremål. Ett ärendehanteringssystem och en wiki kan vara på gång i och med flyttning av webberiet från Psilo, meddelar vol. 6. Preliminär tidpunkt för nästa möte Styrelsen beslutar att sammanträda igen den 6:e maj. 7. Mötets avslutande Ordförande förklarar mötet avslutat klockan 15:20.