Protokoll höstmöte Datorföreningen Update 2021-11-01 Närvarande: Anke Stüber (zeltophil) David Klaftenegger (davidk) Madelene Alanenpää (himnes) Bjarni Juliusson (bjarni) Johannes Holmberg (johannes) Pontus Pihlgren (pontus) Daniel Sahlberg Jesper Christensen (vol) Andreas Lindmark (kgs) Ronny Svedman (ronny) Anders Andersson (andersa) Thorild Selén (thorild) från punkt 2a Peter Ölmér (potter) från punkt 3 Henrik Lidbjörk (lidbjork) från punkt 3 1. Mötet öppnas av zeltophil klockan 18:17. 2. Formalia a. Mötet finns behörigen utlyst. [thorild kommer till mötet] b. Mötet väljer zeltophil till ordförande. c. Mötet väljer bjarni till sekreterare. d. Mötet väljer johannes och vol till justeringsmän och rösträknare. e. Mötet godkänner dagordningen. 3. Motion om att ge styrelsen befogenhet att underteckna avtal pontus berättar: Nytt är att vi nu tillåter nya medlemmar utan koppling till universitetet utan särskild ansökan. Vi har också hittat några sponsorer. Det har börjat komma in mer pengar, och vi har tittat mer seriöst på nya lokaler. Vi har bevakat Lokalguiden och pratat med några mäklare. Just nu är en tidigare kontorslokal på Svartbäcksgatan 63 mest lovande; den är billig och har bra läge. Vi har gjort en kalkyl för tre år, som är kontraktets längd. [potter kommer till mötet] Vi tittar på planritning och diskuterar hur vi ska komma in med våra datorer. Inga möbler ingår, dock diskbänk, köksskåp etc. Inflytt kan ske från 1:a december enligt kontraktet. [lidbjork kommer till mötet] Kontraktet är ett rivningskontrakt på 3 år, men ägaren tror att det kommer att gå att förlänga till 5 år. Uppsägningstiden är 9 månader. Vi understryker att vi måste utnyttja lokalen väl, och avsätta en stor del av den för utställningar, för att dra in så mycket pengar som möjligt under de tre åren. Vi har preliminärt OK från byggnadsavdelningen att ta med oss alla möblerna från Polacksbacken. davidk visar ovan nämnda kalkyl. Just nu är den genomsnittliga inbetalade årliga medlemsavgiften ungefär 750kr; medianen är 600kr. Vi har räknat med värsta scenariot: ingen ökning i medlemsavgifter eller donationer. De cirka 200.000kr i donationer vi fått in iår samt ett tips om en donation på 45.000kr nästa år är inte inräknade i förväntade intäkter. Siffrorna för el och värme är baserade på hyresvärdens gissning; vi gissar lägre. Lokalen har inte egen mätare för el eller värme. Kostnaden för flytt måste vi räkna med kommer igen om 3-5 år. Siffran 45.000kr är allting inräknat. davidk har kollat på kostnad för städning, och det är för dyrt. andersa erbjuder sig att sponsra vid behov. Vad gäller internetanslutning blir det troligtvis genom mobilnätverket. DSL är dyrare. Mobilnätet borde vara snabbt. davidk har kollat olika ISP:er. Kostnad för extern drift är inräknad här. davidk och zeltophil kollar olika erbjudanden om försäkring. Brandutbildning är inräknad. Siffrorna för verksamhet är en total gissning. Vi behöver alltså ungefär 100.000kr nästa år, och 150.000kr därefter. Skyltning är möjlig. Hur många får vistas i lokalen enligt brandföreskrifterna? Det är oklart, men minst 15 enligt zeltophil. Hur gör vi med post? Vi vet inte, men det är nog inte ett problem. Vad händer om vi inte kan betala räkningen år 3? Då har vi försäkring. andersa påpekar att det inte krävs beslut av föreningsmöte för att skriva under kontraktet. zeltophil svarar att lokalhyran dock överskrider budgeten groteskt mycket, så det är bra att ha ett beslut. Mötet röstar enhälligt för att skriva under hyreskontraktet. 4. Val av styrelse för år 2022 pontus föreslår: Ordförande Anke Stüber (zeltophil) Kassör David Klaftenegger (davidk) Sekreterare Bjarni Juliusson (bjarni) Ledamöter Pontus Pihlgren (pontus) Madelene Alanenpää (himnes) Andreas Lindmark (kgs) Mötet antar förslaget. 5. Val av firmatecknare för år 2022 pontus föreslår ordförande och kassör var för sig. Mötet antar förslaget. 6. Val av två revisorer för år 2022 pontus föreslår Anders Andersson (andersa) och Thorild Selén (thorild). Mötet antar förslaget. 7. Val av valberedning för år 2022 Mötet utser Ronny Svedman (ronny) och Johannes Holmberg (johannes). 8. Fastställande av avgifter och budget för år 2022 zeltophil föreslår samma avgift som nu: minimiavgift om 240kr, med en rekommendation att betala 1000kr. Förslaget antas av mötet. zeltophil föreslår följande budget: Medlemsavgifter 60.000kr Spons 20.000kr -------------------------- 80.000kr El+värme -35.000kr Fastighetsskatt - 9.600kr Lokalhyra -79.500kr Internet -12.000kr Försäkring och brandskydd -10.000kr Administration - 2.000kr Verksamhet -10.000kr -------------------------- -158.100kr Resultat: -78.100kr Mötet uppmanar styrelsen att fatta ett beslut om en fond för hyra och drift, för att underlätta för föreningen att klassas som allmännyttig förening; detta för att slippa skatt på donationer. Mötet antar den föreslagna budgeten. 9. Tidpunkt för vårmöte Mötet rekommenderar styrelsen att kalla till vårmöte den 14:e mars klockan 18ak. 10. Övriga frågor thorild informerar om att det är oklart om Update kommer att kunna behålla den nuvarande internetdomänen update.uu.se och drift på Polacksbacken. En ny domän dfupdate.se har registrerats. Epost och web kommer inom kort att flyttas till extern drift. Hur den fortsatta driften blir i övrigt är oklart. pontus har kontakt med UIT och hoppas att vi kan behålla domänen. thorild undrar om vi skulle göra en pressrelease om att Uppsalas äldsta website försvinner. thorild föreslår att vi borde utse särskilt givmilda donatorer till hedersmedlemmar. andersa undrar om vi har utsett någon flyttgeneral. Det har vi inte, men RUDEL-gruppen tar hand om det, särskilt zeltophil och pontus. johannes undrar om det finns informationsmaterial att skicka till sponsorer. Det finns det. Hur mycket pengar ska man fråga om? Vi har satt två standardnivåer om 5000kr respektive 10.000kr. Det finns en lista på potentiella sponsorer man kan kontakta. kgs undrar om det kommer något nummer av Uptime snart. Vi kan skriva om flytten. 11. Mötets avslutande Ordförande förklarar mötet avslutat. Klockan är 20:16. ----------------------------- Bjarni Juliusson Sekreterare ----------------------------- ----------------------------- Johannes Holmberg Jesper Christensen Justeringsman Justeringsman