Styrelsemöte för datorföreningen Update, Uppsala 2013-01-22 Närvarande: Bjarni Juliusson (bjarni), Henrik Lidbjörk (lidbjork), Jesper Christensen (vol), Jesper Lundgren (jeppe), Martin Törnwall (martin), Viktor Ahlsten (sadropol). Bjarni förklarade mötet öppnat klockan 13:25 * Flytta in i hallen Akademiska Hus (AH) blev i vårat tycke aldrig färdiga med renoveringen av hallen efter vattenläckan men det är hög tid att tömma rummet utanför hallen där många av våra maskiner står tillfälligt. Todo: - Flytta in alla maskiner i hallen, förslagsvis nästa söndag - Rita en karta med korrekta mått * Fixa spons för extraförrådet Just nu använder vi obetalt förråd. Det här med hyrorna fungerar ungefär som så att UU hyr hela huset (Hus1 ITC) av AH, och sedan hyr IT-institutionen enskilda rum av UU. Det är därför ingen reell extra utgift för UU att sponsra oss, men det skulle anstränga insts ekonomi. Vi vill därför få rektor att gå över inst och sponsra oss permanent. Todo: - Bjarni ska maila munktell@gustavianum och fixa omedelbar sponsring * Önskemål på nya lokaler Institutionen kommer flytta till nya lokaler framöver, det är viktigt att vi är med från början i planeringsarbetet så vi inte glöms bort. Vi bör ta tag i det här senast under februari månad. Todo: - Vol och bjarni skriver ihop våra behov och önskemål på nya lokaler (yta, typ av rum, antal, etc) efter mötet och skickar till styrelsen som i sin tur skickar vidare till inst efter granskning. * Spons till kylan Vi har en ny kyla stående i hallen. Den behöver installeras. De prisuppgifter vi fått hittills antyder att det skulle gå på 15-30 kkr. Vi har frågat inst om installationsspons, de står för underhåll men vill att vi ger dem en summa på installattionen samt söker spons på annat håll också. Vi skulle kunna meddela att vi fått själva anläggningen sponsrad, vi uppskattar att motsvarande anläggning kostar runt 100kkr ny. Todo: - Bjarni ska höra med en kontakt på skatteverket som jobbar med kylanläggningar där. - Lidbjork ska höra med sin kusin som är kylinstallatör. - Maila inst med ett förslag när vi fått en offert från någon. * NUCCC Vi ska anordna NUCCC i år, se höstmötesprotokollet. - Lokaler Sovplatser, föreläsningssal, matsal. Lektionssalar användes som sovsalar förra året, ordnades genom Anette Ander. - Bjuda in allmänheten Vid förra NUCCC diskuterades det att bjuda in personer utanför datorföreningar för att få upp deltagarantalet, främst vid föreläsningarna. - Hitta föreläsare Räcker oftast med att fråga. - Mat * Laga själva - mycket jobb * köpa pizza * catering * spons? - Spons Libbe utses till sammankallande sponsgeneral. - Budget Förra gången gav stod Update för en förlustgaranti upp till 4kkr som gick åt, då vi inte hade någon spons alls. - General Bjarni utses till NUCCC-general - Merch T-shirt! Logotyp! Todo: - Meddela NUCC att vi tänker anordna NUCCC i år. - Bjarni ska höra med UTN, de betalade Aulan åt oss förra gången. - Hör med intendenten om det är möjligt att ordna sovplatser på ITC. - Bilda en NUCCC-grupp - Bjarni ska i egenskap av general se till att hålla ett NUCCC-möte snarast. - Vol fixar en epostlista - Vi fixar en websida. * Genomgång av verksamhetsplanen för 2013 - Updateringar Minst tre under 2013, varav åtminstone en under vårterminen. * Lätt att ordna föreläsare * Svårt att få ihop en publik Åtgärder/kanaler: - notiser i husen på ITC - UTN - sektionsföreningar - SETUP - deras epostlista - Affischera över _hela_ UU - Varför inte flytta ut updateringarna utanför polacksbacken? Välj en institution och anpassa en föreläsning till deras ämne. T.ex ekonomisk analys för ekonomer, parsning för språkteknologer * Martin valdes till sammankallande föreläsningsgeneral tillsammans med bjarni. - Föreningsmöten Lägg till text för prestigemedlemskap i kallelserna. De är skrivna i perl och postscript, fråga om Pontus tänka sig att titta på det (jobbat m. perl). - Onsdagsmöten Business as usual - Uptime Kom ut med ett nummer i tid till 30e april 2013 då Update fyller 30 år! - Stingdagen Bjarni ska påminna Sting om Updates existens. - Värva nya medlemmar * Vad har vi som kan locka? Vad kan vi göra för att synas? föreläsningar, stingdagen, uptime, facebook etc, meckandet, datorutrustning, gemenskap, datorhistoria, studiemiljö, föreningssamarbeten, UUs föreningslista, spritfest med moebius. * Datorresurser: Se till att vi dyker upp i insts chooser och vice versa, vol kontaktar Joel. * Fråga våra medlemmar varför de gick med i föreningen och hur de hörde talas om den. * Sök samband mellan aktivitet och nya medlemskap. * Fråga alltid nya medlemmar varför de gick med. * Karta till updates lokaler på affischer. - Kulturnatten - Press Figurera i pressen. De vill gärna ha "en krok att hänga upp saker på". Vi bör fundera på hur vi kan relateras till aktuella händelser och nyheter, samt erbjuda färdig text och bra bilder för att ha större chans att komma med. Uppslag: * Profilera oss som "makerspace" för mjukvara och studenter. Setup detsamma för hårdvara. * Saker vi är initiativtagare till, NUCCC t.ex. * Vid alla projekt och aktiviteter, fundera på att kontakta tidningar. Små tidningar som Ergo, teknat odyl passar bättre för små insnöade artiklar än stora tidningar som t.ex UNT. De har dessutom större andel potentiella medlemmar som målgrupp. - Böcker Bokmöte om två veckor! Maila listan om önskemål på bokinköp. Vi har stora utgifter (kyla och NUCCC t.ex) i år, så vi bör vara försiktiga med bokinköp, Vol ska kolla upp hur det ser ut i budgeten. Gammal kurslitteratur, kan locka studenter att besöka oss (när vi önskar nya lokaler, kanske ett litet bibliotek/studierum). - Overallsmärken * Nya märken innan NUCCC! * Pins - intressant även till vardags * Merchmöte under terminen - Annonsera Internt/externt för allehanda aktiviteter - Öppet hus Håll öppet hus och visa våra aktiviteter. Det här får kanske vänta, vi har redan mycket att göra i år. - Nyhetsbrev till members Bjarni tänker ta tag i detta - Nyttja sociala medier för publicitet Lidbjork har admin på updates facebookgrupp och är från och med nu vår sociala-medier-general. Slut på verksamhetsplanen. * Updates 30-års jubileum. Något ska vi göra för att fira! Det här är också en god anledning att synas i medier och skryta inför universitetet! - Jubileumsgrupp Jeppe, bjarni, lidbjork. - Sittning Jeppe ska kolla upp hur mycket det kostar/pers att ordna en sittning på nation, hur långt innan folk måste OSA etc. * Grupper Uppmana alla grupper vi har att rapportera sina aktiviteter till styrelsen. * Övriga frågor Idel trötta blickar från samtliga mötesdeltagare * Nästa styrelsemöte Vårmötet äger rum den 11e mars. Det blir därför lämpligt att ta nästa möte den första veckan i mars. Bjarni förklarade mötet avslutat kl 15:05