Styrelsemöte 2005-01-15 Ordförande: Bjarni Juliusson Sekreterare: Thorild Selén Övriga närvarande: Jonas Jakobsson (ej hela mötet) Jimmy Johansson, Jesper Lundgren 1. Mötets öppnande Mötet öppnas, ordf. och sekr. för mötet enligt ovan. 2. eRedovisning Kassören Jonas Jakobsson föreslår styrelsen att beställa tjänsten eRedovisning hos Postgirot (som snart heter Plusgirot). Tjänsten innebär att vi får kontoutdrag i elektronisk form i stället för på papper. Detta innebär kostnadsbesparingar samt att det blir färre papper att hålla reda på. Mot detta invänds att det behövs rutiner för att arkivera elektroniska kontoutdrag. Styrelsen anser dock att detta problem bör vara enkelt att lösa. Sekr påtalar att det vore olämpligt att avskaffa kontoutdrag på papper utan revisorernas samtycke. Styrelsen beslutar att skaffa tjänsten eRedovisning, på villkoret att revisorerna samtycker till detta. Sekr åtar sig att kontakta revisorerna i denna fråga. (Efter denna punkt lämnar kassören mötet.) 3. Tid för NUCCC Ordf påminner om att Update åtagit sig att ordna NUCCC under våren 2005, samt meddelar att han kunnat reservera lokaler till helgen 2005-04-15 till 2005-04-17. Några oklarheter kring lokaler för övernattning kvarstår dock. Styrelsen beslutar att spika helgen 2005-04-15 till 2005-04-17 som tid för NUCCC 2005. 4. Preliminär budget för NUCCC Senaste höstmötet uppmanade styrelsen att skissa en budget inför NUCCC 2005. Styrelsen uppskattar efter diskussion utgifter och intäkter enligt följande (vi gör en försiktig gissning på 50 deltagare, men hoppas förstås på fler!): Utgifter: per deltagare: mat 100 kr sittning 250 kr tröja 60 kr programblad 5 kr ------------------- 415 kr globalt: reseersättningar 800 kr "annonsering" 400 kr (affischer, ev. utskick) sittning föreläsare 1000 kr (dessa går avgiftsfritt) övriga utgifter 2000 kr ---------------------------- 4200 kr Totalt vid 50 deltagare (50*415)+4200 kr = 24950 kr Intäkter: per deltagare: deltagaravgift 400 kr globalt: sponsring 5000 kr Totalt vid 50 deltagare: (50*400)+5000 kr = 25000 kr Totalsumma: -50 kr, d.v.s. intäkter och utgifter väger i stort sett upp varandra vid 50 deltagare. Vid ett lägre deltagarantal försöker vi snåla in på övriga utgifter så det går jämt upp, om inte sponsringen täcker detta. Vi konstaterar att vi vill få in (minst) 5000 kr i sponsringspengar, och kommer fram till följande förslag till sponsring: * "Stort sponsorpaket" för 2000 kr: Sponsor får stor logga på tröja samt helsida (A5) i programblad. * "Litet sponsorpaket" för 600 kr: Sponsor får mindre logga på tröja samt i programblad. Ordf åtar sig att formulera ett lämpligt tiggbrev att skicka till tänkbara sponsorer. 5. Mötets avslutande Ordf förklarar mötet avslutat.