Protokoll höstmöte 5 november 2012 Datorföreningen Update Närvarande: Max Herrgård (luxh) Bjarni Juliusson (bjarni) Martin Törnvall (martin) Jesper Christensen (vol) Christian Axelsson (smiler) Anders Andersson (andersa) Henrik Lidbjörk (lidbjork) Johannes Holmberg (johannes) Jesper Lundgren (jeppe) Thorild Selén (thorild) Mårten Berglund (marten) Pontus Pihlgren (pontus) Viktor Ahlsten (sadropol) 1. Mötets öppnande Viktor Ahlsten förklarar mötet öppnat klockan 18:17. 2. Formalia a. Fråga om mötets behöriga utlysande Kallelse skickades precis tio dagar innan mötet. Mötet befinns behörigen utlyst. b. Val av mötesordförande Mötet utser Viktor Ahlsten. c. Val av mötessekreterare Mötet utser Bjarni Juliusson. d. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare Mötet utser Henrik Lidbjörk och Anders Andersson. e. Godkännande av dagordning Mötet godkänner den dagordning som sändes med möteskallelsen. 3. Val av styrelse för år 2013 Det visar sig svårt att välja ordförande och kassör, eftersom Max Herrgård och Martin Törnvall åker bort delar av året, Jesper Christensen eventuellt flyttar, och Viktor Ahlsten skaffar barn. Det bästa vore att ha en student som ordförande, men det visar sig omöjligt att åstadkomma iår. Till sist väljs följande styrelse: Ordförande: Bjarni Juliusson Sekreterare: Jesper Lundgren Kassör: Jesper Christensen Ledamöter: Martin Törnvall, Henrik Lidbjörk 4. Val av firmatecknare för 2013 Mötet utser Bjarni Juliusson och Jesper Christensen att var för sig teckna föreningens firma. 5. Val av två revisorer för 2013 Mötet utser Anders Andersson och Thorild Selén till revisorer. Anders Andersson skall vara sammankallande. 6. Val av valberedning för 2013 Mötet utser Pontus Pihlgren och Johannes Holmberg till valberedning. Pontus Pihlgren skall vara sammankallande. 7. Fastställande av verksamhetsplan för 2013 a. Anordnande av NUCCC 2013 Mötet uppdrar styrelsen att göra en ansats med målet att anordna Nordic University Computer Club Conference under 2013. Styrelsen ska meddela NUCC senast 2:a februari 2013 huruvida man kommer att klara åtagandet. Den antagna verksamhetsplanen för 2013 lyder i sin helhet: Update ska under 2013 först och främst * Hålla minst 3 offentliga föreläsningar, så kallade updateringar, varav minst en under vårterminen * Anordna NUCCC * Hålla vår- och höstmöte * Hålla onsdagsmöten enligt tradition * Komma ut med minst ett nummer av föreningens oregelbundna tidskrift Uptime * Medverka på Stingdagen, där föreningarna presenterar sig för årets nya studenter på teknat-fakulteten. * Arbeta särskilt hårt för att värva nya medlemmar * Dokumentera föreningens verksamhet i form av en manual Update bör även under 2013 * Medverka på Forskarfredagen, ett EU-evenemang med syfte att öka allmänhetens intresse för forskning * Medverka på Kulturnatten, ett årligt evenemang där Uppsalas kulturliv visar upp sig för stadens invånare * Figurera i pressen * Köpa in böcker till biblioteket * Beställa nya overallsmärken * Annonsera internt och externt inför allehanda aktiviteter i förhoppning att fler medlemmar skall deltaga och fler utomstående skall lockas bli medlemmar * Anordna öppet hus med någon rolig aktivitet eller uppvisning för allmänheten * Skicka ut protokoll från alla styrelsemöten till medlemmarna via members-epostlistan * Skicka minst 4 nyhetsbrev * Nyttja sociala medier för publicitet 8. Fastställande av avgifter och budget för 2013 Kassör Max Herrgård föredrar budget för innevarande år samt utfall fram till och med oktober (inom parentes): Medlemsavgifter, 100 medlemmar ā 144kr 14400 (10300 ) Datorsaker 6000- ( 2000-) Verksamhet 14000- ( 6000-) Transporter 3000- ( 950-) Utskick 2000- ( 750-) Administration 600- ( 600-) Mötet antar en identisk budget för 2013, med modifikationen att medlemsavgiften skall vara *minst* 144kr. Vid inbetalning av belopp över 144kr skall medlemmar ges möjlighet att välja huruvida överskottet skall sparas som tillgodo (som idag) eller hela summan skall räknas som en frivillig högre medlemsavgift. I det senare fallet skall medlemmen betecknas "prestigemedlem". Det föreslås att listan på årets prestigemedlemmar skall publiceras i Uptime. 9. Information om finansiering av lokaler Viktor Ahlsten informerar om mötet mellan representanter för Update, Museum Gustavianums chef Ing-Marie Munktell, andra representanter för Gustavianum, samt IT-institutionens prefekt Michael Thuné. På mötet diskuterades möjligheterna för ekonomiskt stöd till Update från universitetet centralt, mot att universitetet ges möjlighet att överta föreningens historiska samlingar i händelse av föreningens upplösning. Ing-Marie Munktell driver frågan vidare inom universitetet, och är medveten om att akut ekonomisk hjälp behövs vid nyår för den extra lokal som Update hyr med hjälp av ett tillfälligt bidrag (eller rättare sagt som hyrs åt Update av universitetet). Inga förhandlingar har ägt rum, utan endast diskussion av möjliga lösningar. Mötet diskuterar detta kort. Ingen närvarande opponerar sig. Anders Andersson tar upp möjligheten att en ändring av Updates stadgar kan krävas för att göra det möjligt för universitetet att överta samlingen vid en upplösning, men mötet bedömer att detta inte ska vara nödvändigt. 10. Övriga frågor Hallen Jesper Christensen informerar om datorhallen, som ännu inte är färdig för inflytt efter översvämningen i somras. Akademiska hus undermåliga arbete med saneringen och återställandet av datorgolvet detaljeras. Mats Wieselblad har i efterhand konstaterat att Akademiska Hus inte har kompetens att lägga datorgolv. Anders Andersson har med hjälp av Jukka Komminaho letat reda på en kompetent entreprenör. Det tas upp att samordningen av saneringen och återställandet av golvet är besvärlig eftersom Update inte själva hyr lokalen, och det därför är personer på IT-institutionen som måste driva på det hela åt Update. Nätverksavbrott Anders Andersson meddelar att det kommer ett nätverksavbrott mellan 8 och 10 på onsdag morgon. Vi planerar att passa på att ta ner servrarna i vår tillfälliga hall vid den tiden, eftersom vi ändå behöver ta ner maskinerna för att kunna flytta in de datorer som kommit tillbaka från utställningen på Gustavianum, som nu är slut. Ny kylanläggning Det diskuteras kort att den nya kylanläggningen hämtats från donatorn och kommer att behöva kopplas in. Detta kommer att kosta pengar, som eventuellt IT-institutionen kan bidra till. Ändringar i kylsystemet på Polacksbacken diskuteras också. IT-inst flyttar Det diskuteras att IT-institutionen nyligen fattade ett beslut om att flytta till nybyggda lokaler intill Ångströmlaboratoriet inom några år. I de förslag som finns till ritningar för byggnaden finns lokaler för Update inkluderade, men detaljer om dessa lokaler saknas. Vi ska ta reda på mer information om detta och tillse att Update inte glöms bort i planeringen av byggnationen. Det påpekas att Jukka Komminaho kan vara bra att prata med, eftersom han är bekant med lokaler för datordrift och sitter i IT-institutionens styrelse. 11. Tidpunkt för vårmöte Mötet rekommenderar styrelsen att kalla till vårmöte den 11:e mars klockan 18ak. 12. Mötets avslutande Viktor Ahlsten förklarar mötet avslutat klockan 20:40. Sekreterare Justeringsman Justeringsman Bjarni Juliusson Henrik Lidbjörk Anders Andersson